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Fahrtenbuch

Themenstarteram 31. Mai 2017 um 16:05

Moin zusammen !

Ich hoffe Ihr könnt mir weiterhelfen.

Ich bin im angestellten Außendienst bei einer Versicherung tätig. Für die Fahrten zu Kunden verwende ich meinen Privatwagen. Von meinem Arbeitgeber bekomme ich eine RKP die natürlich versteuert wird. Zudem betreibe ich mit 3 Arbeitskollegen ein kleines Büro das ich circa. 3 Mal die Woche aufsuche.

Da ich bis Sommer 2016 noch in der Ausbildung war, habe ich noch keine Erfahrung mit dem Führen eines Fahrtenbuchs.

Seit Anfang 2017 führe ich ein Fahrtenbuch um die Fahrten zu Kunden steuerlich geltend zu machen. Ich bin mir im Moment überhaupt nicht sicher ob das Führen des Fahrtenbuchs so überhaupt richtig ist.

Ich fahre täglich ca. 60 Km geschäftlich. Da macht es doch durchaus Sinn ein Fahrtenbuch zu führen oder liege ich da falsch?

Ich schreibe in das Fahrtenbuch immer:

Datum, Fahrtzeit (wann ich morgens losgefahren bin und abends wieder Heim gekommen bin), Reiseroute (dort schreibe ich jeweils nur den Ort hin. Auf Verlangen des Finanzamts könnte ich genau auflisten wo genau welcher Kunde wohnt, da ich für meinen Arbeitgeber Tagesberichte führe), Zweck der Fahrt ( in aller Regel schreibe ich einfach "Kundentermine") sowie KM-Stand Fahrtbeginn, gefahrene Kilometer (genau über einen Routenplaner ermittellt) und KM-Stand Fahrtende

Teilweise laufen meine Tage auch so ab das ich z.B. morgens ins Büro fahre um Vorbereitungen zu treffen oder dort Kundentermien wahrzunehmen und ich danach dann noch zu Kunden nach Hause fahre. Werden dann auch alle Fahrten mit dieser Pauschale von 0,30 Euro abgegolten?

Es gibt in meinem Fahrtenbuch noch die Spalte "Besuchte Personen". Ich möchte da ungern die Namen der Kunden hinschreiben (Datenschutz!). Da sollte das Finanzamt doch eigentlich kein Problem mit haben oder?

Wenn ihr mir bei meinen Fragen weiterhelfen könnt wäre ich euch sehr dankbar. Was das Thema Steuern anbelangt ist mein Wissen eher durschnittlich :D

 

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28 Antworten

Was für eine Reisekostenpauschale ist das?

Ich vermute Du meinst damit die 24,- für Verpflegungsmehraufwand in DE.

Eine Andere Reisekostenpauschale kenne ich nicht.

Oder hast Du einen Reisekostenvorschuss, der mit den tatsächlichen Reisekosten verrechnet wird und Du rechnest die Reisekosten/Fahrkosten mit 30 Cent pro Kilometer mit dem AG ab?

Im Fall 1 stellst Du Dein Auto kostenlos dem AG zur Verfügung.

Kann man machen, mein Fall wäre das nicht.

Im 2. Fall darfst Du das nach meinem Stand nicht mehr in Deine Steuererklärung nehmen, da Du die Kosten bereits vom AG ersetzt bekommen hast. Wenn Du auch die Fahrten zum Büro ersetzt bekommst, dann auch diese da nicht eintragen. Ansonsten wäre das Dienstort, den Du täglich ansteuerst und mit X Kilometern in die Steuererklärung aufnimmst unter Berücksichtigung von Anzahl der Anfahten die Woche, Urlaub, Wochenenden, Feiertrage usw.

Gibt es bei euch nicht sowas wie einen Reisekostenleitfaden?

Was darf ich abrechnen und in welchem Turnus muss ich abrechnen?

Themenstarteram 31. Mai 2017 um 17:23

Danke für die schnelle Antwort.

Also es ist mir nicht bekannt ob es einen Leitfaden zur Abrechnung von Reisekosten gibt. Kann ich aber mal nachfragen.

Die Reisekostenpauschale wird bei mir auf mein Bruttoeinkommen drauf gerechnet und dann genau wie die Provisionen usw. versteuert. Es ist auch jeden Monat ein fixer Betrag. Ich muss meinem AG nicht die Fahrten nachweisen.

Meine Gehaltsabrechnungen sehen in etwa so aus:

Grundgehalt

+Provisionen

+Reisekostenpauschale

=Brutto (von dem Betrag erfolgen dann die ganzen Sozialversicherungsabgaben und Steuerabgaben)

Ich kenne das aus meiner Ausbildung noch so, dass ich z.B. für die Fahrten zur Berufsschule oder zu Seminaren eine gesonderte steuerfreie Erstattung bekommen habe. Sowas bekomme ich jetzt jedoch nicht mehr.

Wie hoch ist denn die "Reisekostenpauschale"?

Sind das 24,- glatt oder eher 240,- oder 1000,- im Monat?

Als Buchhalter könne ich Dir die "Reisekostenpauschale" auch als Vorschuss buchen.

Das ist dann eine Forderung gegenüber Mitarbeitern.

Wenn Du dazu zeitig keine Abrechnungen lieferst, will der AG das Geld irgendwann zurück haben.

Oder wird das als Gehaltsbestandteil angesehen und "damit sind alle Kosten aus Reisetätigkeit abgegolten"?

Dann würde ich mir an Deiner Stelle mal genau diesen Posten ansehen und auch die echten Kosten dagegen fahren. Wie gesagt, für 30 Cent den Kilometer kann man i.d.R kein Auto der Golfklasse bewegen und der AG wird Dir, wenn er nicht dumm ist, sicher nicht freiwillig mehr zahlen.

Hast Du eine Tankkarte zur Verfügung, die auf das Konto des AG geht?

Überdies wird das natürlich bei Dir versteuert bzw. läuft in die Pauschalversteuerung.

Es kommt also eh weniger an bei Dir, als der AG zahlt.

Das wäre bei echten Reisekostenabrechnungen anders.

100km gefahren mal 0,30EUR bekommst Du 30,- überwiesen; ohne Abzüge, da steuerfreier Ersatz von Reisekosten.

Vielleicht als Einstieg für dich mal hier lesen:

https://...zwald-baar-heuberg.ihk.de/.../..._durch_den_Arbeitgeber.pdf

Auch damit Du mal klar stellen kannst, was die "Reisekostenpauschale" bei Dir ist.

Ich verstehe es noch nicht so ganz.

Themenstarteram 31. Mai 2017 um 20:13

Die RKP wird als "Gehaltsbestandteil angesehen und damit sind alle Kosten abgegolten" so steht es auch in meinem Arbeitsvertrag. Die rkp sind rund 150 Euro pro Monat. Das reicht definitiv nicht für mein Auto... Eine Tankkarte o.ä. habe ich nicht. Ich bekomme einfach diese rund 150 Euro pro Monat als Gehaltsbestandteil und mehr nicht.

Also wenn ich z.b. grob rechne 220 Arbeitstage im Jahr x 60 km am Tag = 13200 km x 0,30 Euro = 3960 Euro ... das sind ja Kosten die in Zusammenhang mit meiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind und die müsste ich doch eigentlich als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen können oder nicht ? Also vorausgesetzt ich weise das übers fahrtenbuch nach

Die 2016er Einkommenssteuererklärung ist ja bald fällig.

Also heute 24 Uhr am Postkasten Deines Finanzamtes. :D

Die 150,- sind natürlich ein Witz, aber vielleicht ist das üblich in der Branche bzw. das normale Brutto gleicht es aus.

Die 60km waren Anfahrt zum Büro.

Die würde ich in jedem Fall in der EStE ansetzen.

Willst Du darüber hinaus mehr Kosten als Werbungskosten absetzen, braucht es ein Fahrtenbuch.

Was davon anerkannt wird ... ich bin kein Steuerberater.

Die 150,- im Monat müsstest Du aber ebenfalls in der EStE als "Ersatz von Reisekosten durch den AG steuerfrei" angeben.

Ich hoffe Dein Job macht Dir Spaß, Du fährst nicht zu viel Auto und es bleibt genügend Netto für dich über.

Themenstarteram 31. Mai 2017 um 22:03

Die rund 150 Euro sehe ich auch eher als nette Geste des AG an :D Auf jeden Fall danke für deine Hilfe. Der Job macht mir Spaß und über das Gehalt kann ich mich auch nicht beklagen;)

Also ich fahre nicht 60 km zu meinem Büro sondern insgesamt am Tag im Schnitt 60 km. Also beispielsweise:

Wohnung zum Büro: 15 km

dann Büro zu Kunde A: 20 km

dann Kunde A zu Kunde B: 10 km

und dann Kunde B wieder in die eigene Wohnung: 15 km

= 60 KM

Vielleicht kann mir ja noch jemand anders sagen ob es so wie oben erwähnt richtig ist das Fahrtenbuch zu führen. Ich möchte halt nicht das sich bei der nächsten Steuerklärung herausstellt, dass ich das Fahrtenbuch falsch geführt habe und die ganzen Fahrten dann überhaupt nicht anerkannt werden.

 

Die 2016er Steuererklärung habe ich als vorbildlicher Bürger natürlich gleich im Januar abgegeben ;) Das Fahrtenbuch führe ich halt erst ab 1. Januar 2017 deswegen hab ich damit noch keine Erfahrung...

Das FA interessiert sich nur für steuerfreie Reisekostenpauschalen des AG. Diese sind dann in der Jahresabrechnung des AG gesondert vermerkt.

Für steuerfreie Einzelerstattungen ist auf Verlangen des FA eine Bestätigung zu erbringen, dass diese nicht doppelt abgerechnet wurden.

Solange die Reisekostenpauschale normal versteuert und mit Sozialabgaben belastet ausgezahlt wird, kann eine Verrechnung mit Werbungskosten vernachlässigt werden.

Das Führen des Fahrtenbuches ist nicht eindeutig geregelt, jedes FA hat seine eigene Interpretation.

Auf der sicheren Seite bist Du mit (anzugeben für jede einzelne Fahrt!)

Datum / Anfangskilometer / Endstand / Abreiseort / Ankunftsort / Zweck / Kundenname / Anzahl der Kilometer

Wenn Du Dir nicht sicher bist, hol Dir einen Fachkundigen - und vertraue nicht auf jede Aussage aus einem Forum (teilweise werden hier haarsträubende Ratschläge gegeben)

Mein Fahrtenbuch wurde schon öfters ausgiebig geprüft und außer Kleinigkeiten nichts beanstandet - das ordentliche Führen macht zwar mehr Arbeit, erspart aber viel Ärger.

Themenstarteram 31. Mai 2017 um 22:41

Danke für deinen Beitrag. Vielleicht sollte ich wirklich mal mit einem Fachkundigen sprechen.

Ich habe bislang immer jeden Arbeitstag als einen Punkt zusammengefasst. Also nicht jeden einzelnen Kunden aufgelistet. Ich habe teilweise Tage da bin ich bei 6-8 Kunden. (zum Teil auch nur um was abzuholen) Wenn ich jede Fahrt einzelnt in das Fahrtenbuch eintragen muss dann wird das Fahrtenbuch am Ende vom Jahr bestimmt 800 Einträge haben.

Im Internet habe ich gerade noch folgendes gefunden:

5.3. Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen

Wenn du einer der folgenden Berufsgruppen angehörst, bestehen geringere formale Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht:

 

Monteure und Handelsvertreter im Sinne von § 84 HGB

Taxifahrer

Mietwagenunternehmer

Fahrschullehrer

 

Bei diesen Berufsgruppen wäre eine akribische Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt unverhältnismäßig. Bei Taxifahrern reicht es beispielsweise aus, bei Beginn und Abschluss der Fahrten im Pflichtgebiet den Kilometerstand einzutragen. Hier besteht die Regelung, dass ein Hinweis auf eine Fahrt im Pflichtgebiet ausreicht. Entsprechendes gilt für Fahrlehrer: Der Hinweis auf eine „Lehrfahrt” genügt den gesetzlichen Anforderungen.

Quelle: https://www.weclapp.com/de/blog/fahrtenbuch-fuehren/#a6

§84 HGB Absatz 2... darunter fällt meine Tätigkeit. Kann es sein das es dann vielleicht doch ausreicht wenn ich jeden Arbeitstag zusammenfasse?

Das kann dir nur dein zuständiges FA sagen.

Zitat:

@streetracer26903 schrieb am 31. Mai 2017 um 22:41:40 Uhr:

 

Kann es sein das es dann vielleicht doch ausreicht wenn ich jeden Arbeitstag zusammenfasse?

Natürlich kann es sein, dass DEIN Finanzamt das so geführte Fahrtenbuch als ausreichend betrachtet - die Betonung liegt auf "kann".

Fahrtenbuchstreitigkeiten landen sehr oft bei Gericht, es ist ganz klar Deine Entscheidung, ob Du Dich wegen ein paar Sekunden Zeitersparnis diesem Risiko aussetzen willst.

Für mich ist es schon wichtig, ob ich meine paar Tausend Rückerstattung sicher erhalte.

Da du auch Fahrten zum ersten Arbeitsplatz hast wird das kompliziert.

Steuerberater oder Lohi.

am 1. Juni 2017 um 11:30

Zitat:

@Vlauer1 schrieb am 31. Mai 2017 um 22:15:40 Uhr:

Das FA interessiert sich nur für steuerfreie Reisekostenpauschalen des AG.

Der TE hat allerdings mehrfach erwähnt, dass die RK-Pauschale nicht steuerfrei ist, sondern vom AG versteuert wird.

Gruß

Der Chaosmanager

Die RK-Pauschale vom AG ist doch nur eine billige Täuschung.

Sie deckt keine Kosten und das weiß der TS auch.

Es ist Gehalt.

Muss also gegenüber dem FA auch nicht angegeben werden.

Das der AG sich hier fein aus der Kostenerstattung raus zieht, wäre ein völlig anderes Thema.

Nach dem Motto, ich zahle Dir nix, setze dich doch mit dem FA auseinander und versuche dort die Kosten geltend zu machen. Feiner Schachzug.

Ich hoffe, dass das FA möglichst wenig davon als Werbungskosten anerkennt.

Das dürftige Fahrtenbuch des TS dürfte dazu beitragen.

Der Unternehmer bereichert sich hier auf Kosten des MA und der Gesellschaft!

Ansonsten verkneife ich mir weitere Aussagen besser, die hier doch nur als haarsträubende Ratschläge abgekanzelt werden.

am 1. Juni 2017 um 19:32

Hallo,

meines Wissens, jedenfalls habe ich es jahrelang so steuerlich geltend gemacht, gibt es die Pendlerpauschale. Damit kannst Du 50% der Fahrten von Daheim zur Arbeitsstelle und zurück ( oder eben nur Hin- oder Rückfahrt) mit 0,30€ geltend machen.

Fährst Du nun vom Büro zu einem Kunden, dann ist das eine Dienstreise und hier können 30ct. pro Kilometer, also Hin- und Rückfahrt geltend gemacht werden. Allerdings: Fahrtbeginn und Fahrtende der Dienstfahrt müssen! in einem Büro etc. liegen, welches nicht den Wohnsitz darstellt. Somit ergäbe sich die Konstellation:

Fahrt von Daheim-- Büro-- Kunde 1---Kunde 2-- Büro-- Daheim.

Das Problem besteht nun darin, dass Du immer das Büro anfahren musst. Wichtig ist nicht, dass Du im Büro arbeitest, bevor Du zum Kunden fährst. Wichtig ist nur, dass die Dienstfahrt im Büro des AG beginnt.

Zum Thema Fahrtenbuch: Da gibt es im sortierten Papiergeschäft Fahrtenbücher, die vom Finanzamt auch anerkannt werden. Computereinträge, lose Blattsammlungen und 10 Pf. Hefte werden hingegen ( bei unserem FA) nicht anerkannt.

Da die Fahrtkostenpauschale des AG zusammen mit dem Gehalt versteuert wird, ist es steuerlich gesehen Bestandteil des zu versteuernden Einkommens und muss demnach nicht extra angegeben werden.

Allerdings wäre meine persönliche Frage, ob es sich bei der Reisekostenerstattung des AG wirklich um einen Einkommensanteil handelt. Immerhin ist es ja eine Erstattung für getätigte Aufwendungen, wie z.B. dienstl. verbrauchter Kraftstoff.

Wenn Du aus Deinem Netto- Verdienst für dienstliche Fahrten für 150€ tankst, dann wäre m.E. eine Erstattung des AG über 150.- natürlich steuerfrei. Allerdings muss der Erstattungsbetrag von Deinen sonstigen steuerlich geltend gemachten Fahrtkosten abgezogen werden.

Alles meine persönliche Meinung ohne Garantie auf Richtigkeit!

Für weitere Infos kannst Du Dich an die Beratungsstelle Deines zuständigen FA, kostenfrei, wenden.

Gruss vom Asphalthoppler

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