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mubashirkhatri

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08.05.2021 16:46    |    mubashirkhatri    |    Kommentare (0)

Haben Sie schon einmal die Zeitung gelesen und festgestellt, dass Ihr Smartphone oder Ihre E-Mail-Benachrichtigungen Ihnen die Hälfte dieser Informationen bereits am Vortag geliefert haben? Willkommen in der Welt der schnellen Informationen. Dennoch erhalten viele von uns immer noch Bootsladungen an Schneckenpost, also Post des United States Postal Service.

 

Die meisten unserer engen Freunde machen sich nicht die Mühe, uns Briefe zu schreiben, denn das ist mehr oder weniger Zeug aus dem 20. Schon im letzten Jahrzehnt des letzten Jahrhunderts konnten wir sehen, dass die Schneckenpost in unserem digitalen Zeitalter einfach nicht mehr ausreicht.

 

Ja, es gibt immer noch einige Dinge, für die wir die US-Post brauchen, auch wenn sie heutzutage Schwierigkeiten hat, im Geschäft zu bleiben und Gewinn zu machen. Das bringt mich zu meiner nächsten Frage, die mich beschäftigt: Wie können Sie ein gutes Mail-Systeme in Agenturen für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsplatz entwickeln?

 

Nehmen wir an, Sie erhalten täglich Hunderte oder Tausende von Poststücken, die Sie dann an jede Person und jeden Mitarbeiter weiterleiten müssen. Einige dieser Poststücke können sehr wichtig sein, während andere nur Wegwerf- oder Junk-Post sind. Wie können Sie wissen, welche das ist? Das können Sie nicht, und genau da liegt das Problem. Lassen Sie uns hier über ein paar Schlüsselelemente sprechen:

 

1. Zeitkritische Notwendigkeiten

2. Arbeitseffizienz in der Distribution

3. Eingehende versus ausgehende Post

 

Zunächst sollten Sie sich bei der Gestaltung Ihres Firmenpostsystems darüber im Klaren sein, dass bestimmte Mitarbeiter Papierkram, Formulare, Informationen und Post sofort benötigen, da diese zeitkritisch sind. Andere Mitarbeiter brauchen die Post einfach nicht sofort. Aus diesem Grund sollten Sie zunächst eine Primär- und eine Sekundärsortierung einrichten. Alles, was an einen wichtigen Mitarbeiter mit zeitkritischem Bedarf adressiert ist, muss als erstes in dessen Büro zugestellt werden. Natürlich brauchen bestimmte wichtige Führungskräfte oder ihre Sekretärinnen die Post in der "primären" Sortierung zuerst. Aber vergessen Sie nicht die Personalabteilung, den Einkauf, den Vertrieb, die Forschung und Entwicklung und die Rechtsabteilung. Diese Abteilungen müssen ebenfalls in der ersten Gruppierung sein.

 

Als nächstes brauchen Sie eine Backup-Strategie. Die Post muss unternehmensweit zugestellt werden, bei Wind und Wetter, auch am Wochenende. Sondersendungen, Paketpost, UPS, FED Ex sollten immer schnell verteilt werden, vor allem die Pakete, die vor 10 Uhr morgens ankommen, da sie vom Absender als dringend verschickt wurden, also wahrscheinlich zeitempfindlich und somit "zeitkritisch" sind, wie Sie verstehen können. Sondersendungen, die nach der Mittagspause per Boten verschickt werden, sollten ebenfalls unverzüglich an den Ort des Geschehens in der Firma zugestellt werden.

 

Chefsekretärinnen sollten einen Posteingang mit einer Flaggen-, Dinger- oder Benachrichtigungsstrategie haben, damit sie für ihren Chef sofort eine schnelle Sortierung vornehmen und die am besten geeigneten Informationen zuerst zustellen können.

 

Ein wichtiger Hinweis: Sie müssen alle Post mit Respekt behandeln. Viele Unternehmen geben mehrere Millionen Dollar für ihre IT-Systeme aus und lassen ihr Schneckenpostsystem auseinanderfallen, das ist eine schlechte Politik und wird das Unternehmen im Laufe der Zeit Millionen kosten.

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